REGLAMENTO PARA LA COORDINACIÓN DEL COLECTIVO DOMINICANO DE COASOCIADAS A PLAN NAGUA

I. NOMBRE Y DEFINICIÓN

En el año 2001, como resultado de los encuentros e intercambios entre Plan Nagua y las instituciones Coasociadas, surgió la idea de formar El Colectivo Dominico-Haitiano de Coasociadas a Plan Nagua, con la finalidad de establecer lazos de comunicación permanentes entre las instituciones miembras. Se considera a una organización como coasociada, cuando ésta ha participado en los últimos tres (3) años en las actividades que organiza Plan Nagua (capacitaciones, seminarios, encuentros, entre otros). En la actualidad el Colectivo está integrado por 26 organizaciones dominicanas y 9 haitianas. En relación a las organizaciones haitianas, se espera que en Haití, se forme un Comité que pueda trabajar conjuntamente con el Comité Dominicano, para lograr la participación e integración de dichas organizaciones y seguir fomentando la colaboración binacional del Colectivo Dominico-Haitiano.

1.1. Objetivos

1.1.1. Objetivo General

Colaborar en el proceso de fortalecimiento institucional de las organizaciones miembras del Colectivo.

1.1.2. Objetivos Específicos

Fomentar la solidaridad y el apoyo recíproco entre las coasociadas

Propiciar intercambios de experiencias entre las coasociadas

Promover alianzas y la colaboración interinstitucional

Apoyar a Plan Nagua en sus iniciativas de colaboración con el Colectivo

II. ESTRUCTURA

El Colectivo de coasociadas costará de la siguiente estructura:

El Colectivo de Coasociadas

El Comité de Coordinación

2.1. El Colectivo de Coasociadas

§ Estará conformado por todas las organizaciones coasociadas de Plan Nagua, las cuales deberán delegar en dos personas su representación;

§ El Colectivo es el organismo de mayor jerarquía y es quien elegirá cada dos (2) años al Comité del Coordinación;

§ El quórum estará definido por más de la mitad de los representantes de las coasociadas;

§ La sede para las reuniones del Colectivo será rotatoria;

§ Las reuniones del Colectivo deberán convocarse por lo menos 15 días antes de su realización y los puntos de las mismas serán documentados por escrito después del resultado del encuentro.

2.2. El Comité de Coordinación

· Es la instancia ejecutora de las decisiones del Colectivo;

· Estará integrado por una representación de 4 instituciones miembras titulares y 2 instituciones como suplentes-colaboradoras;

· Estará conformado por: una Coordinación, una Secretaría, una Tesorería y un@ responsable de Promoción y dos (2) suplentes-colaboradoras;

· Se reunirá de manera ordinaria cada tres (3) meses y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple de votos, es decir tres miembr@s del Comité constituirán el quórum;

· Podrán ser coordinada reuniones extraordinaria siempre que sea necesario;

· Elaborar un Plan de Trabajo para el periodo que fuera electo.

2.2.1. Funciones de la Coordinación

o Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento interno;

o Convocar al Colectivo y las reuniones del Comité a través de la secretaría;

o Coordinar las actividades del Comité;

o Representar al Comité el cualquier escenario o en su defecto, delegar en otro miembro del Comité;

o Mantener el contacto con la oficina de Representación Local de Plan Nagua.

2.2.2. Funciones de la Secretaría

§ Llevar al día el acta de todas las sesiones del Comité y de los encuentros con el Colectivo;

§ Realizar la convocatoria a las reuniones del Comité y con el Colectivo;

§ Mantener actualizado el listado de las coasociadas;

§ Colaborar en la organización y coordinación de las actividades del Comité y del Colectivo.

2.2.3. Funciones de la Tesorería

v Elaborar los reportes e informes de los compromisos económicos contraídos con terceros, incluyendo un resumen de las operaciones del período;

v Elaborar los presupuestos de las actividades programadas;

v Realizar cotizaciones;

v Realizar otras funciones propias de su cargo que le hayan sido señaladas por el Comité.

2.2.4. Funciones de l@ Responsable de Promoción

o Mantener un medio de comunicación que informe sobre las actividades de la coordinación de las coasociadas;

o Coordinar los trabajos que garanticen la salida del boletín informativo de las coasociadas, cada 6 meses;

o Realizar otras funciones propias de su cargo que le hayan sido señaladas por el Comité.

2.2.5. Los Suplentes-Colaboradores

Las instituciones suplentes-colaboradoras tendrán derecho a voz y a voto en las reuniones del Comité de Coordinación y asumirán el puesto en dicho Comité de aquella institución que falte a tres (3) reuniones ordinarias de manera consecutivas, con o sin excusas.

III. FINANCIAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN

Actividades propias del Comité de Coordinación, incluyendo sus reuniones ordinarias, serán financiadas de la siguiente manera:

§ Aportes de las organizaciones miembras del Comité;

§ Aportes recibidos por Plan Nagua;

§ Aportes de las instituciones mimbras del Colectivo de Coasociadas.

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PROPUESTA DE REGLAMENTO PARA LA COORDINACIÓN DE LAS COASOCIADAS CON PLAN NAGUA

NOMBRE. DEFINICIÓN. NATURALEZA La coordinación de Coasociadas con Plan Nagua es un espacio de encuentro, intercambio y apoyo mutuo de las organizaciones dominicanas relacionadas con el organismo canadiense de cooperación Plan Nagua.

OBJETIVOS

-Establecer lazos de comunicación efectivos entre las instituciones miembras de la coordinación.
-Fomentar la solidaridad y el apoyo recíproco entre ellas.
-Contribuir al fortalecimiento institucional de las Coasociadas.
-Fomentar una práctica comunitaria y organizacional basada en los principios de democracia, transparencia y honestidad.
-Difundir en el país la filosofía y las actividades de Plan Nagua.
-Apoyar y asesorar a Plan Nagua en sus iniciativas de colaboración con organizaciones del país.
-Desarrollar relaciones de respeto mutuo con las Coasociadas y Plan Nagua.

DOMICILIO El radio de acción de la coordinación será todo el territorio nacional. El equipo operativo tendrá como sede la oficina de la institución que en ese momento esté coordinando.

ESTRUCTURA La coordinación tendrá la siguiente estructura:
-ENCUENTRO NACIONAL
-EQUIPO OPERATIVO

ENCUENTRO NACIONAL
-El Encuentro Nacional es el organismo de mayor jerarquía para la toma de decisiones de la Coordinación.
-Se reunirá una vez al año y estará conformado por todas las organizaciones coasociadas de Plan Nagua, las cuales deberán delegar en dos personas se representación.
-El quórum estará definido por más de la mitad de la nomina de las coasociadas.
-La sede del Encuentro Nacional será rotatoria.
-La membresía de la coordinación será intuito organización.

El Encuentro Nacional estará capacitado para:
Definir las políticas de la Coordinación.
Formular y modificar los reglamentos.
Definir y aplicar un código de ética y el reglamento disciplinario.
Elegir el Equipo Operativo.

EQUIPO OPERATIVO
-Es la instancia ejecutora de las decisiones del Encuentro Nacional.
-Estará integrado por un/a delegado/a de 5 instituciones miembras titulares y 2 instituciones como suplentes.
-Se reunirá cada 60 días y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple de votos. Es decir, por la mitad más uno/a de los/las presentes.
-Nombrará dentro de su seno: una Coordinación, una Secretaría, una Tesorería y un/una encargada de comunicación y un/una encargada de educación. Y los 2 suplentes.
-Tres miembros/as del Equipo Operativo constituirán el quórum.
-Las reuniones del Equipo Operativo y del Encuentro Nacional deberán convocarse con por lo menos 10 días de antelación y los puntos de las mismas serán documentados por escrito después del resultado del Encuentro Nacional.

PRINCIPALES FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN
Las atribuciones de la presidencia son las siguientes:

-Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento interno y las decisiones tomadas por el Encuentro Nacional.
-Convocar el Encuentro Nacional y las reuniones del Equipo Operativo a través de la secretaría.
-Presidir todos los actos oficiales de las coasociadas, y tener la representación de la coordinación.
-Abrir con la tesorería una cuenta bancaria, firmar, girar, endosar y cancelar cheques, letras de cambio y otros documentos relacionados con la actividad económica.
-Autorizar conjuntamente con la tesorería las inversiones de fondos aprobados por el Equipo
-Operativo, y poner el visto bueno a los balances una vez autorizados.
-Coordinar las actividades de la coordinación para que ésta funcione como una unidad.
-Iniciar actividades que redunden en el mejor servicio para las coasociadas.
-Realizar otras funciones compatibles con su cargo, y que no sean de la jurisdicción del Encuentro Nacional de las coasociadas.

FUNCIONES DE LA SECRETARÍA
Los deberes de la secretaría son los siguientes:

|Llevar al día el acta de todas las sesiones del Equipo Operativo y de los Encuentros Nacionales.
|Firmar junto con la coordinación los contratos, documentos y correspondencias que por naturaleza requieran la intervención de este funcionario.
|Custodiar el sello de la coordinación y los libros que les correspondan.
|Mantener actualizado el libro de registro de coasociadas.
|Desempeñar otras labores que le asignen el Encuentro Nacional y/o el Equipo Operativo.

FUNCIONES DE LA TESORERIA
Las atribuciones de la tesorería son las siguientes:
Custodiar la documentación y valores de la coordinación.
Requerir periódicamente de la presidencia un reporte de los compromisos económicos contraídos con terceros e informar sobre las disponibilidades de caja y banco, que deberá incluir un resumen de las operaciones del período.
Firmar conjuntamente con la coordinadora del Equipo los cheques que expidan la coordinación y los documentos que requieran de su intervención.
Realizar otras funciones propias de su cargo que le hayan sido señaladas por el Equipo Operativo.

FUNCIONES DE COMUNICACIÓN
Las atribuciones de comunicaciones son las siguientes:

+Mantener un medio de comunicación que informe sobre las actividades de la coordinación de las coasociadas.
+Coordinar los trabajos que garanticen la salida del boletín informativo de las coasociadas, cada 6 meses.
+Realizar otras funciones propias de su cargo que le hayan sido señaladas por el Equipo Operativo.

FUNCIONES DE EDUCACIÓN
Las atribuciones de Educación son las siguientes: Organizar y desarrollar programas de educación en coordinación con el Equipo Operativo y podrá buscar colaboración de otras instituciones u organizaciones, para el cumplimiento de sus responsabilidades.

Promover y realizar tantas actividades educativas como sea posible, de interés para las coasociadas, que vayan orientadas a eficientizar el desarrollo de sus actividades.

Dar seguimiento al plan de trabajo cada año.

Buscar auxilio y asesoría del Plan Nagua cuando el caso lo requiera para un mejor desempeño de sus funciones.

Presentar su informe al Equipo Operativo.

Realizar otras funciones propias de su cargo que le hayan sido señaladas por el Equipo Operativo.

LOS SUPLENTES: Las instituciones suplentes tendrán derecho a voz en las reuniones que participen y asumirán el puesto en el comité coordinador de la institución que falte a tres (3) reuniones consecutivas ordinarias del Equipo Operativo con o sin excusas.

DE LOS ASESORES: El Equipo Operativo recibirá el asesoramiento, específicamente del Plan Nagua y su representante en el terreno.

Acompañar al comité en la puesta en marcha del Plan de Trabajo.

Orientar al comité en cuanto a las oportunidades de intercambio de experiencias, metodologías y buenas prácticas entre las organizaciones miembras del comité tanto en el Norte como en el Sur.

Facilitar información al Comité sobre posibles fuentes de financiamiento para que las organizaciones miembras elaboren y presenten proyectos.

Facilitar las relaciones con la Embajada de Canadá en el país.

Servir de vehículo para relacionar al equipo y las organizaciones miembras con las instituciones públicas y privadas interesadas en colaborar con los programas y proyectos que ejecutan las organizaciones coasociadas de Plan Nagua a nivel local.

Planificar en coordinación con el equipo operativo de las coasociadas actividades de formación y capacitación para el fortalecimiento institucional.

Servir de enlace entre el Plan Nagua y las organizaciones coasociadas para la búsqueda permanente de oportunidades de aprendizaje y divulgación.

FINANCIAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES

Actividades propias del Equipo Operativo, incluyendo sus reuniones. Será financiado de la siguiente manera:

Actividad financiera realizada por el Equipo Operativo.

Donaciones recibidas por Plan Nagua.

Aportes de las instituciones coasociadas.

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