REGLAMENTO PARA LA COORDINACIÓN DEL COLECTIVO DOMINICANO DE COASOCIADAS A PLAN NAGUA

I. NOMBRE Y DEFINICIÓN

En el año 2001, como resultado de los encuentros e intercambios entre Plan Nagua y las instituciones Coasociadas, surgió la idea de formar El Colectivo Dominico-Haitiano de Coasociadas a Plan Nagua, con la finalidad de establecer lazos de comunicación permanentes entre las instituciones miembras. Se considera a una organización como coasociada, cuando ésta ha participado en los últimos tres (3) años en las actividades que organiza Plan Nagua (capacitaciones, seminarios, encuentros, entre otros). En la actualidad el Colectivo está integrado por 26 organizaciones dominicanas y 9 haitianas. En relación a las organizaciones haitianas, se espera que en Haití, se forme un Comité que pueda trabajar conjuntamente con el Comité Dominicano, para lograr la participación e integración de dichas organizaciones y seguir fomentando la colaboración binacional del Colectivo Dominico-Haitiano.

1.1. Objetivos

1.1.1. Objetivo General

Colaborar en el proceso de fortalecimiento institucional de las organizaciones miembras del Colectivo.

1.1.2. Objetivos Específicos

Fomentar la solidaridad y el apoyo recíproco entre las coasociadas

Propiciar intercambios de experiencias entre las coasociadas

Promover alianzas y la colaboración interinstitucional

Apoyar a Plan Nagua en sus iniciativas de colaboración con el Colectivo

II. ESTRUCTURA

El Colectivo de coasociadas costará de la siguiente estructura:

El Colectivo de Coasociadas

El Comité de Coordinación

2.1. El Colectivo de Coasociadas

§ Estará conformado por todas las organizaciones coasociadas de Plan Nagua, las cuales deberán delegar en dos personas su representación;

§ El Colectivo es el organismo de mayor jerarquía y es quien elegirá cada dos (2) años al Comité del Coordinación;

§ El quórum estará definido por más de la mitad de los representantes de las coasociadas;

§ La sede para las reuniones del Colectivo será rotatoria;

§ Las reuniones del Colectivo deberán convocarse por lo menos 15 días antes de su realización y los puntos de las mismas serán documentados por escrito después del resultado del encuentro.

2.2. El Comité de Coordinación

· Es la instancia ejecutora de las decisiones del Colectivo;

· Estará integrado por una representación de 4 instituciones miembras titulares y 2 instituciones como suplentes-colaboradoras;

· Estará conformado por: una Coordinación, una Secretaría, una Tesorería y un@ responsable de Promoción y dos (2) suplentes-colaboradoras;

· Se reunirá de manera ordinaria cada tres (3) meses y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple de votos, es decir tres miembr@s del Comité constituirán el quórum;

· Podrán ser coordinada reuniones extraordinaria siempre que sea necesario;

· Elaborar un Plan de Trabajo para el periodo que fuera electo.

2.2.1. Funciones de la Coordinación

o Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento interno;

o Convocar al Colectivo y las reuniones del Comité a través de la secretaría;

o Coordinar las actividades del Comité;

o Representar al Comité el cualquier escenario o en su defecto, delegar en otro miembro del Comité;

o Mantener el contacto con la oficina de Representación Local de Plan Nagua.

2.2.2. Funciones de la Secretaría

§ Llevar al día el acta de todas las sesiones del Comité y de los encuentros con el Colectivo;

§ Realizar la convocatoria a las reuniones del Comité y con el Colectivo;

§ Mantener actualizado el listado de las coasociadas;

§ Colaborar en la organización y coordinación de las actividades del Comité y del Colectivo.

2.2.3. Funciones de la Tesorería

v Elaborar los reportes e informes de los compromisos económicos contraídos con terceros, incluyendo un resumen de las operaciones del período;

v Elaborar los presupuestos de las actividades programadas;

v Realizar cotizaciones;

v Realizar otras funciones propias de su cargo que le hayan sido señaladas por el Comité.

2.2.4. Funciones de l@ Responsable de Promoción

o Mantener un medio de comunicación que informe sobre las actividades de la coordinación de las coasociadas;

o Coordinar los trabajos que garanticen la salida del boletín informativo de las coasociadas, cada 6 meses;

o Realizar otras funciones propias de su cargo que le hayan sido señaladas por el Comité.

2.2.5. Los Suplentes-Colaboradores

Las instituciones suplentes-colaboradoras tendrán derecho a voz y a voto en las reuniones del Comité de Coordinación y asumirán el puesto en dicho Comité de aquella institución que falte a tres (3) reuniones ordinarias de manera consecutivas, con o sin excusas.

III. FINANCIAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN

Actividades propias del Comité de Coordinación, incluyendo sus reuniones ordinarias, serán financiadas de la siguiente manera:

§ Aportes de las organizaciones miembras del Comité;

§ Aportes recibidos por Plan Nagua;

§ Aportes de las instituciones mimbras del Colectivo de Coasociadas.

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